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一、基本概念
三、檔案整理
我司在長(zhǎng)期檔案數(shù)字化工作的實(shí)踐過程中，充分認(rèn)識(shí)到檔案整理對(duì)于檔案數(shù)字化工作的重要性。檔案整理直接影響到數(shù)字化檔案信息的整體質(zhì)量，是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，只有將存檔的文件或案卷按照檔案整理的相關(guān)規(guī)范進(jìn)行整理完善，才能保證檔案掃描和著錄工作的順利實(shí)施，從而進(jìn)一步保證數(shù)字化檔案信息發(fā)布和利用的效率。
目前，我司已經(jīng)擁有一批專門的檔案整理人員，這些人員都經(jīng)過了專業(yè)檔案管理者的細(xì)致培訓(xùn)，也在實(shí)踐中得到過充分鍛煉，文化水平較高，思路清晰，邏輯性強(qiáng)，有一定的提煉和總結(jié)能力。針對(duì)貴單位檔案數(shù)字化工作安全性、完整性、正確性、復(fù)雜性、qw性的要求，我司將在原有檔案整理隊(duì)伍的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步有針對(duì)性地?cái)U(kuò)招人員，保證整理人員的基本素質(zhì)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。
數(shù)字化檔案館的概念
數(shù)字化檔案館是基于高速網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)施，利用數(shù)字化手段，對(duì)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化采集、管理，存儲(chǔ)和利用，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的分布式數(shù)字信息管理系統(tǒng)。
檔案數(shù)字化的概念
檔案數(shù)字化的過程是將保存在紙質(zhì)、錄音錄像帶、縮微膠片等載體上的檔案信息，通過計(jì)算機(jī)手段轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)硬盤或光盤中，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字化，為數(shù)字化檔案館的建設(shè)和運(yùn)行提供內(nèi)容資源。
檔案數(shù)字化的原則和目標(biāo)
（1）保證實(shí)體檔案和電子檔案的安全是檔案數(shù)字化工作的基本原則。
（2）保證數(shù)字化加工的質(zhì)量和效率是檔案數(shù)字化工作的首要目標(biāo)。
紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)
?。?） 數(shù)量巨大
在傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)介質(zhì)中，紙質(zhì)檔案的數(shù)量最為巨大，約占總體檔案量的98%以上。
?。?）狀態(tài)復(fù)雜
紙質(zhì)檔案因?yàn)榇胬m(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，大小、厚度、質(zhì)地不一，很多檔案都具有“薄、毛、黃、糙、脆、雜”的特點(diǎn)。
?。?）價(jià)值高昂
檔案的{wy}性決定了檔案的珍貴性，尤其是一些歷史檔案，如古籍善本，更是需要以文物的視角來看待。
檔案數(shù)字化加工的方式
自行加工
外包加工
人員投入
需專門投入大量人員進(jìn)行操作
不需投入專門掃描人員
用戶工作強(qiáng)度
大
小
制作質(zhì)量
難以保證
有保證
見效速度
慢
快
專業(yè)性
自己需培訓(xùn)和熟練
專業(yè)操作人員
投入的利用情況
增加固定資產(chǎn)投入會(huì)有設(shè)備閑置情況
無需投入設(shè)備不存在閑置
從上表中可看出，采用外包掃描加工已成趨勢(shì)，除可節(jié)省總體費(fèi)用外，在掃描質(zhì)量、完成工期、售后服務(wù)等方面都能得到較好的保證，優(yōu)勢(shì)如下：
（1）節(jié)省人員成本：檔案掃描服務(wù)屬于相對(duì)較簡(jiǎn)單的勞動(dòng)密集型行業(yè)，而客戶行業(yè)本身屬于人才和資本密集型，客
戶內(nèi)部的人員成本比專業(yè)掃描服務(wù)公司的人員成本要高的多，組織客戶工作人員來做檔案掃描對(duì)客戶來講是
得不償失的。
（2）降低管理成本：在掃描過程中需要作大量的管理工作，包括：工作制度制定、人員培訓(xùn)、檔案保存、績(jī)效考核
等，這些工作會(huì)大量占用管理層的時(shí)間和精力。同時(shí)人員的培訓(xùn)成本也將是一筆不小的開銷。
?。?）提高工作效率：經(jīng)過實(shí)際測(cè)試比較，專業(yè)的掃描人員處理速度是一般人員的三倍、專業(yè)的錄入人員處理速度
一般人員的五倍，而專業(yè)有效的組織管理更能充分提高整體工作的效率。
?。?）保證處理質(zhì)量：專業(yè)的處理人員和處理過程可以大大減少重復(fù)、誤掃的機(jī)會(huì)，提高掃描圖像的質(zhì)量，保證檔案
掃描過程中資料的完整性。
?。?）可發(fā)揮技術(shù)、設(shè)備優(yōu)勢(shì)：專業(yè)公司會(huì)充分利用自身的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，隨時(shí)采用{zx1}的處理軟件和設(shè)備，而客戶在一
次采購(gòu)后很難保持技術(shù)和設(shè)備的及時(shí)更新。而掃描結(jié)束后，對(duì)未折舊完的設(shè)備利用也將是個(gè)負(fù)擔(dān)。
（6）保證原始檔案安全：專業(yè)公司通過詳細(xì)的制度規(guī)范、完善的監(jiān)督機(jī)制保證客戶檔案資料的安全。
二、基本工作流程
下面將我們對(duì)檔案整理工作的理解做個(gè)概括的介紹，以便貴單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行指導(dǎo)和幫助。
檔案整理是對(duì)存檔的文件或案卷進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄、標(biāo)識(shí)、包裝、編制目錄和排列上架等整個(gè)智力勞動(dòng)過程。目前，檔案的整理有兩種方法，即按“卷”整理或按“件”整理。以“卷”整理將形成文件級(jí)、案卷級(jí)兩層目錄，以“件”整理的將形成一文一件的單層目錄。
?。?span>1）分類。分類方法有多種，常用的是年度分類法和問題分類法。
?。?）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實(shí)質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料按照專門的程序檢查調(diào)整后組合在一起，便于保管和利用。
?。?）卷內(nèi)文件材料排列，要求按文件形成的時(shí)間先后或重要程度排列；
?。?）根據(jù)排列結(jié)果，對(duì)卷內(nèi)文件材料有圖文的頁面逐頁編號(hào)；
（5）編制卷內(nèi)目錄和備考表；
?。?）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放人檔案盒內(nèi)；
?。?）擬寫案卷標(biāo)題，填寫案卷封面；
?。?）案卷排列與編號(hào)。
?。?）編制檔案案卷目錄。
?。?span>1）對(duì)歸檔文件逐件裝訂固定；
（2）對(duì)歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行保管期限分類；
（3）對(duì)分類后的歸檔文件按時(shí)間、重要程度排列，對(duì)成套性文件材料要相對(duì)集中；
（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號(hào)章”并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容；
（5）編制歸檔文件目錄（包括提煉題名、作者等）；
（6）將歸檔文件按連續(xù)件號(hào)順序裝盒。
（1）年度分類法就是按照文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間把屬于不同年度的文件分開。問題分類法就是按照檔案所記錄的主
內(nèi)容對(duì)檔案分門別類。
（2）對(duì)歸檔文件檢查調(diào)整的內(nèi)容包括：應(yīng)歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立
卷歸檔范圍；每個(gè)卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢查各卷夾內(nèi)文件的保
存價(jià)值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當(dāng)；檢查各卷夾內(nèi)文件是否重張重復(fù)。
（3）案卷標(biāo)題即案卷題名，是案卷的名稱，是對(duì)卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫案卷標(biāo)題內(nèi)容要概括確切，文字上
要簡(jiǎn)練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過50 字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；
（4）案卷排列要保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，一般可按{yj}，長(zhǎng)期，短期來進(jìn)行排列，然后按排列順序每年
編一個(gè)流水號(hào)；
（5）案卷目錄由歸檔號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、頁數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年
多本。
